I. Geltungsbereich
Diese Nutzungsbedingungen gelten für den Online-Service zur Hauptversammlung der RWE Aktiengesellschaft („Gesellschaft“) unter www.rwe.com/hv-service. Ergänzend gelten die Bestimmungen, die in der Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung 2023 und den Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre unter www.rwe.com/hv niedergelegt sind.
II. Zugang zum Online-Service
Für den Zugang zum Online-Service bedarf es der Informationen auf der Teilnahmekarte, die alle Aktionäre erhalten, die über ihr depotführendes Institut rechtzeitig eine Teilnahmekarte angefordert haben. Der Teilnahmekarte können Sie Ihre Zugangsnummer und Ihren Zugangscode für den Online-Service entnehmen. Bevollmächtigte Dritte erhalten eine eigene Teilnahmekarte mit eigenen Zugangsdaten, die sie bitte für den Zugang zum Online-Service nutzen (siehe auch nachstehend „V. Vollmacht an Dritte“).
III. Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
1. Bis zum Beginn der Ermittlung der Abstimmungsergebnisse in der Hauptversammlung am 4. Mai 2023 können über den Online-Service Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter der RWE Aktiengesellschaft erteilt, geändert oder widerrufen werden. Der Zeitpunkt des Beginns der Ermittlung der Abstimmungsergebnisse hängt vom Versammlungsverlauf ab. Wir empfehlen Ihnen daher, die Übertragung der Hauptversammlung zu beachten und Ihre Dispositionen frühzeitig zu treffen.
2. Die RWE Aktiengesellschaft hat jeweils einzelvertretungsberechtigte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter, Dr. Florian Fischer und Johannes Rehahn, beide RWE Aktiengesellschaft, benannt.
3. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, bei den einzelnen Beschlussvorschlägen nach Ihren ausdrücklichen Weisungen abzustimmen. Sollte es unter einem Tagesordnungspunkt zu Einzelabstimmungen über zusammengefasste Beschlussvorschläge kommen, so gilt Ihre Weisung jeweils entsprechend für die einzelnen Beschlussvorschläge.
4. Bei außerplanmäßigen Abstimmungen können die Stimmrechtsvertreter Sie nur dann vertreten, wenn bis zu einem vom Versammlungsleiter festzulegenden Zeitpunkt ergänzende Weisungen über den Online-Service erteilt werden. Eine Stimmrechtsvertretung bei der außerplanmäßigen Abstimmung auf Grundlage von zuvor online oder schriftlich erteilten Weisungen zur Regelabstimmung ist nicht möglich.
5. Sollten zu einem Beschlussvorschlag nacheinander mehrere Weisungen erteilt werden, so werden die zuletzt bei der RWE Aktiengesellschaft eingegangenen Weisungen berücksichtigt. Die zuvor erhaltenen Weisungen werden mit dem Eingang neuer Weisungen widerrufen.
6. Bei einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter wird deren Name in das Teilnehmerverzeichnis aufgenommen. Eine Offenlegung Ihres Namens erfolgt grundsätzlich nicht. Falls aber Sie oder ein von Ihnen bevollmächtigter Dritter sich während der Hauptversammlung im Online-Service einloggen, gelten Sie bzw. der von Ihnen bevollmächtigte Dritte als „zugeschaltet“ und werden entsprechend im Teilnehmerverzeichnis einzeln ausgewiesen.
7. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die Stimmen per Vollmacht und Weisung abgegeben haben, können über den Online-Service der RWE Aktiengesellschaft bis einen Monat nach dem Tag der Hauptversammlung eine Abstimmbestätigung darüber abrufen, ob und wie die Stimmen gezählt wurden.
8. Das Rechtsverhältnis zwischen den Aktionären und den Stimmrechtsvertretern unterliegt deutschem Recht.
IV. Online-Briefwahl
1. Bis zu zum Beginn der Ermittlung der Abstimmungsergebnisse in der Hauptversammlung am 4. Mai 2023 können Stimmen über den Online-Service auch per Online-Briefwahl abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Der Zeitpunkt des Beginns der Ermittlung der Abstimmungsergebnisse hängt vom Versammlungsverlauf ab. Wir empfehlen Ihnen daher, die Übertragung der Hauptversammlung zu beachten und Ihre Dispositionen frühzeitig zu treffen.
2. Sollte es unter einem Tagesordnungspunkt zu Einzelabstimmungen über zusammengefasste Beschlussvorschläge kommen, so gilt Ihre per Online-Briefwahl abgegebenen Stimmen jeweils entsprechend für die einzelnen Beschlussvorschläge.
3. Bei außerplanmäßigen Abstimmungen ist eine Abgabe von Online-Briefwahlstimmen bis zu einem vom Versammlungsleiter festzulegenden Zeitpunkt möglich. Briefwahlstimmen, die zuvor online oder schriftlich zur Regelabstimmung abgegeben wurden, bleiben bei einer außerplanmäßigen Abstimmung unberücksichtigt.
4. Sollten Sie zu einem Beschlussvorschlag nacheinander mehrere Briefwahlstimmen abgeben, so werden die zuletzt bei der RWE Aktiengesellschaft eingegangenen Stimmen bei der Abstimmung berücksichtigt. Die zuvor erhaltenen Briefwahlstimmen werden mit dem Eingang neuer Briefwahlstimmen widerrufen.
5. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die Stimmen per Briefwahl abgegeben haben, können über den Online-Service der RWE Aktiengesellschaft bis einen Monat nach dem Tag der Hauptversammlung eine Abstimmbestätigung darüber abrufen, ob und wie die Stimmen gezählt wurden.
V. Vollmacht an Dritte
Über den Online-Service können Sie außerdem Vollmacht an Dritte erteilen. Für die Rechtsausübung über den Online-Service werden den bevollmächtigten Dritten eigene Teilnahmekarten übersandt, die die Informationen enthalten, die sie für einen eigenen Zugang zum Online-Service benötigen. Die Bevollmächtigung sollte daher möglichst frühzeitig erfolgen, um einen rechtzeitigen Zugang der Teilnahmekarte bei den bevollmächtigten Dritten zu ermöglichen.
Wenn Sie einen Dritten bevollmächtigt haben und Ihre Aktionärsrechte in der Hauptversammlung selbst ausüben möchten, müssen Sie die erteilte Vollmacht zunächst widerrufen.
VI. Stellungnahmen von Aktionären
Bis zum Ablauf des 28. April 2023 können Sie über den Online-Service Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung in Textform einreichen. Stellungnahmen können in deutscher oder englischer Sprache eingereicht werden. Der Umfang einer Stellungnahme soll 10.000 Zeichen nicht überschreiten.
Es ist beabsichtigt, die eingereichten Stellungnahmen bis zum 29. April 2023 im Online-Service zu veröffentlichen und sie so der Gesellschaft und den angemeldeten Aktionären vor und während der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Veröffentlichte Stellungnahmen werden von der Gesellschaft nicht übersetzt.
VII. Rederecht im Wege der Videokommunikation
1. In der Hauptversammlung haben die elektronisch zugeschalteten Aktionäre ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Aktiengesetz sowie Auskunftsverlangen nach § 131 Aktiengesetz dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein. Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern.
2. Um eine Wortmeldung oder das Stellen eines Antrags anzumelden, rufen Sie den Online-Service unter www.rwe.com/hv-service auf und wählen Sie anschließend „Wortmeldung“ bzw. „Antrag“.
3. Nach Aufruf Ihres Namens durch den Versammlungsleiter zur Vorbereitung Ihrer Live-Zuschaltung wird Ihnen im Online-Service ein Dialogfenster zum Betreten des „virtuellen Warteraums“ eingeblendet. Mit Ihrer Bestätigung können Sie den virtuellen Warteraum betreten. Nachdem Sie den virtuellen Warteraum betreten haben, werden Sie von unserem technischen Personal (Operator) empfangen, um Ihre Bild- und Tonqualität zu überprüfen. Bitte verweilen Sie im virtuellen Warteraum, bis sich der Operator bei Ihnen meldet.
4. Nach der erfolgreichen Prüfung der Funktionsfähigkeit werden Sie, sobald der Versammlungsleiter Sie namentlich aufruft, live in die Hauptversammlung geschaltet. Nachdem Ihnen der Versammlungsleiter das Wort übergeben hat, können Sie mit Ihrem Live-Auftritt beginnen.
VIII. Sorgfaltspflichten der Nutzer des Online-Service
1. Bitte achten Sie beim Empfang der Teilnahmekarte darauf, dass die Postsendung unversehrt ist und bewahren Sie die Teilnahmekarte sorgfältig auf. Eine Weitergabe Ihrer Zugangsdaten an Unbefugte ist nicht zulässig. Sollten Sie einen Verdacht auf Missbrauch Ihrer Zugangsdaten haben, kontaktieren Sie bitte die Aktionärshotline der RWE Aktiengesellschaft unter +49 (0) 89 2019 0393 und veranlassen die Sperrung des Zugangs und Zuteilung neuer Zugangsdaten.
2. Bitte achten Sie darauf, den Online-Service nach der Nutzung ordnungsgemäß zu beenden und sich abzumelden.
IX. Stabilität und Verfügbarkeit / Haftungsausschluss
1. Die Stabilität und Verfügbarkeit des Online-Services der RWE Aktiengesellschaft kann nach dem heutigen Stand der Technik Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Weder die RWE Aktiengesellschaft noch die von ihr eingesetzten Mitarbeiter und Dienstleister haben Einfluss auf Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste Dritter. Sollten wir trotz aller getroffenen Sicherheitsvorkehrungen unbefugte Fremdeinwirkungen auf die für die Zwecke der Entgegennahme und Wahrnehmung von Vollmachten und Weisungen und zur Durchführung der Stimmrechtsausübung gespeicherten und gemäß EU-Datenschutzverordnung und Bundesdatenschutzgesetz behandelten Daten feststellen, behalten wir uns vor, die Nutzung des Online-Services der RWE Aktiengesellschaft ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder vorzeitig zu beenden. In diesem Fall werden nur solche im Online-Service der RWE Aktiengesellschaft erteilten Stimmen, Vollmachten und ggf. Weisungen berücksichtigt, deren Manipulation ausgeschlossen werden kann.
2. Die RWE Aktiengesellschaft übernimmt keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Online-Services. Ferner steht die RWE Aktiengesellschaft nicht ein für den Zugang zum System einschließlich der in Anspruch genommenen Internetdienste und der Netzelemente Dritter. Die RWE Aktiengesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen.
3. Der Haftungsausschluss erstreckt sich nicht auf von der RWE Aktiengesellschaft zu vertretende Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder andere Schäden, soweit sie auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit der RWE Aktiengesellschaft oder ihrer Erfüllungsgehilfen zurückzuführen sein sollten.
4. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die Aktionärshotline der RWE Aktiengesellschaft unter +49 (0) 89 2019 0393 oder per E-Mail an hv-service.rwe@adeus.de oder schriftlich an RWE Aktiengesellschaft, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, Postfach 57 03 64, 22772 Hamburg.
X. Hinweise zum Datenschutz
Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung verarbeitet die RWE Aktiengesellschaft personenbezogene Daten. Informationen zum Datenschutz finden Sie im Online-Service der RWE Aktiengesellschaft unter Datenschutzhinweise oder unter www.rwe.com/hv.