Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Ihre Privatsphäre ist für uns ein wichtiges Anliegen. Wir möchten Sie daher darüber informieren, wie wir Ihre Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sowie der Nutzung des Online-Service in unserem Unternehmen verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die RWE Aktiengesellschaft, RWE Platz 1, 45141 Essen. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter vorgenannter Adresse oder per E-Mail unter dataprotection@rwe.com.
2. Teilnahme an der Hauptversammlung
2.1. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns zu welchem Zweck verarbeitet?
Wenn Sie sich zur Hauptversammlung anmelden, verarbeiten wir Ihren Vornamen, Namen, Ihre Anschrift, ggf. Ihre E-Mail-Adresse, Angaben zu Ihren Aktien (Anzahl und Besitzart der Aktien) sowie die Zugangsdaten für den Online-Service, um Ihnen als Aktionär die Ausübung Ihrer versammlungsbezogenen Rechte zu ermöglichen.
Bevollmächtigen Sie eine andere Person zur Ausübung Ihrer versammlungsbezogenen Rechte, verarbeiten wir den Vornamen, Namen, die Anschrift und ggf. die E-Mail-Adresse der bevollmächtigten Person, um die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung sicherzustellen.
Bei Anträgen auf Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen sind wir verpflichtet, einen Teil der personenbezogenen Daten unter Einhaltung der aktienrechtlichen Bestimmungen zu veröffentlichen. In diesem Zusammenhang können weitere personenbezogene Daten, die Sie übermitteln, verarbeitet werden.
Reichen Sie im Vorfeld der Hauptversammlung eine schriftliche Stellungnahme ein, wird Ihr Name im Rahmen einer eventuellen Veröffentlichung Ihrer Stellungnahme in dem ausschließlich den Aktionären zugänglichen Online-Service offengelegt.
Machen Sie von Ihrem Stimm-, Rede- und Fragerecht Gebrauch, werden Ihre Stimmentscheidungen protokolliert sowie die Daten vom Mikrofon und der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet, um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen. Für Zwecke der Nachbereitung der Veranstaltung werden die von Ihnen getätigten Beiträge in transkribierter Form weiterverarbeitet.
Elektronisch zu der Versammlung zugeschaltete oder vertretene Aktionäre und elektronisch zu der Versammlung zugeschaltete Vertreter von Aktionären werden in das von Gesetzes wegen zu führende Teilnehmerverzeichnis aufgenommen.
2.2. Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen oder durch die Intermediäre erhalten. Sofern Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir die personenbezogenen Daten vom Aktionär. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, die für die Durchführung der Hauptversammlung erforderlichen Daten mitzuteilen.
2.3. Was ist Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung?
Die RWE Aktiengesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den nachfolgend genannten Zwecken:
- zur Ermöglichung der Ausübung Ihrer Aktionärsrechte vor und während der Hauptversammlung,
- zur Erfüllung der aktienrechtlichen Anforderungen (z. B. Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) und
- zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie Aufbewahrungspflichten.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) in Verbindung mit den Bestimmungen des Aktiengesetzes und des Einführungsgesetzes zum Aktiengesetz. Darüber hinaus verarbeiten wir gegebenenfalls Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung der folgenden berechtigten Interessen, wie
- Organisation und geordnete Durchführung der Hauptversammlung,
- Verteidigung bei Rechtstreitigkeiten und
- statistische Zwecke (z.B. Aktionärsentwicklung, Übersicht der größten Aktionäre).
2.4. Wer bekommt Ihre Daten?
Bei der Abwicklung der Hauptversammlung bedient sich die RWE Aktiengesellschaft externer Dienstleister und Berater, die Ihre Daten im Auftrag der RWE Aktiengesellschaft ausschließlich innerhalb der EU verarbeiten („Auftragsverarbeiter“). Diese Auftragsverarbeiter handeln ausschließlich auf Weisung der RWE Aktiengesellschaft und erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die für die Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber der RWE Aktiengesellschaft erforderlich sind.
Im Einzelfall werden personenbezogene Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften auch öffentlichen Stellen und Publikationsmedien sowie nach § 129 des Aktiengesetzes über das Teilnehmerverzeichnis den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt. Jedem Aktionär ist auf Verlangen bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.
Sie haben die Möglichkeit, jederzeit weitere Informationen anzufordern sowie Kopien entsprechender Vereinbarungen zu erhalten. Sie erreichen uns und den Datenschutzbeauftragten unter den in Punkt 1 genannten Kontaktdaten.
2.5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung beträgt regelmäßig bis zu drei Jahren. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Einreichung von Fragen, Nachfragen oder Stellungnahmen erhoben werden, werden regelmäßig für die Dauer eines Jahres gespeichert. Anschließend werden die personenbezogenen Daten in der Regel gelöscht. Darüber hinausgehend werden die personenbezogenen Daten gespeichert, sofern gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten hierzu verpflichten. Diesbezügliche Pflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Im Einzelfall kann die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an einer längeren Speicherung haben, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung.
3. Betrieb des Online-Service
3.1. Bereitstellung des Online-Service und Logfiles
Im Folgenden erfahren Sie, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung des Online-Service und der Erstellung von Logfiles verarbeiten.
3.1.1. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?
Bei jedem Aufruf unseres Online-Service erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Betriebssystem des aufrufenden Geräts. Neben nicht personenbezogenen Daten (z.B. der Domain-Name der Website, von der Sie kamen; die Websites, die Sie in unserem Angebot besucht haben; die Namen der abgerufenen Dateien; Datum und Uhrzeit eines Abrufs; der Name Ihres Internet Service Providers; sowie ggf. Betriebssystem und Browserversion Ihres Geräts; Hostname des zugreifenden Rechners; Spracheinstellungen) wird dabei Ihre IP-Adresse verarbeitet.
3.1.2. Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Die Daten werden von Ihnen erhoben, indem sie automatisiert von Ihrem genutzten Gerät an unser System übermittelt werden.
3.1.3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Die Daten werden zunächst erhoben, um den Online-Service technisch bereitstellen zu können. In dem Fall ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse. Daneben speichern wir die Daten – in pseudonymisierter Form in Logfiles – zu Sicherungszwecken, insbesondere zum Erkennen und Entgegenwirken von Angriffen auf unseren Online-Service, zu statistischen Zwecken sowie zur Optimierung unsere Online-Service. In diesen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse zur Gewährleistung der soeben genannten Zwecke.
3.1.4. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Wir nutzen externe Dienstleister, die im Rahmen ihrer Aufgabenwahrnehmung ebenfalls personenbezogene Daten erhalten. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes oder der jeweiligen nationalen Datenschutzgesetze erfolgt.
An sonstige Dritte werden Ihre Daten grundsätzlich nicht weitergegeben, es sei denn wir sind hierzu aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnungen verpflichtet.
3.1.5 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die Daten speichern wir für einen Zeitraum von 30 Tagen.
3.1.6 Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten?
Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung, die Daten bereitzustellen. Stellen Sie die Daten nicht bereit, ist es jedoch nicht möglich, den Online-Service zu nutzen.
3.2 Optimierung des Online-Service durch Cookies
Wir nutzen in unserem Online-Service Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die eine charakteristische Zeichenfolge enthalten und eine eindeutige Identifizierung des Geräts ermöglichen. Sie werden beim Aufruf des Online-Service im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser in Ihrem Betriebssystem gespeichert. Beim erneuten Aufruf der Website können auf diese Weise das Betriebssystem identifiziert und bestimmte Informationen automatisch übernommen werden.
Die Informationen, die über Cookies gespeichert werden, können unterschiedliche Funktionen erfüllen. In unserem Online-Service setzen wir ausschließlich erforderliche Cookies ein, welche dem technisch einwandfreien Betrieb dienen und dessen Stabilität sichern:
| Name Cookie | Zweck |
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Die über Cookies erhobenen Daten zur Nutzung des Online-Service werden anonymisiert und nicht zu Aktionär- oder Profildaten zusammengeführt.
Es besteht keine Pflicht die Daten bereitzustellen. Die erforderlichen Cookies sind jedoch notwendig, damit der Online-Service ordnungsgemäß funktioniert.
4. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie folgende Rechte geltend machen:
- Art. 15 DSGVO: das Recht auf Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten,
- Art. 16 DSGVO: das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
- Art. 17 DSGVO: das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Speicherung vorliegt,
- Art. 18 DSGVO: das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
- Art. 20 DSGVO: das Recht auf Datenübertragbarkeit hinsichtlich aller Daten, welche Sie uns bereitgestellt haben. Dies bedeutet, dass wir Ihnen diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und
