Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Ihre Privatsphäre ist für uns ein wichtiges Anliegen, und wir möchten Sie daher darüber informieren, wie wir Ihre Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung in unserem Unternehmen verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die RWE Aktiengesellschaft, RWE Platz 1, 45141 Essen. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter vorgenannter Adresse oder telefonisch unter +49(0)201-5179-5311, per Telefax unter +49(0)201-5179-5005 oder per E-Mail unter datenschutz@rwe.com.
2. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns zu welchem Zweck verarbeitet?
Wenn Sie sich zur Hauptversammlung anmelden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Anschrift, ggf. Ihre E-Mail-Adresse, Angaben zu Ihren Aktien (Anzahl und Besitzart der Aktien) sowie die Daten Ihrer Teilnahmekartennummer und Prüfziffer, um Ihnen als Aktionär die Ausübung Ihrer versammlungsbezogenen Rechte zu ermöglichen.
Bevollmächtigen Sie eine andere Person zur Ausübung ihrer versammlungsbezogenen Rechte, verarbeiten wir den Namen, die Anschrift und ggf. die E-Mail-Adresse der bevollmächtigten Person, um die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung sicherzustellen.
Bei Anträgen auf Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen sind wir verpflichtet, einen Teil der personenbezogenen Daten unter Einhaltung der aktienrechtlichen Bestimmungen zu veröffentlichen. In diesem Zusammenhang können weitere personenbezogene Daten, die Sie übermitteln, verarbeitet werden.
Soweit Sie im Vorfeld Fragen an den Vorstand einreichen und diese in der Hauptversammlung individuell beantwortet werden, wird Ihr Name im Rahmen der Beantwortung nur offengelegt, wenn Sie ausdrücklich das Einverständnis mit der Offenlegung erklärt haben.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die in der Hauptversammlung durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vertreten werden, werden in das von Gesetzes wegen zu führende Teilnehmerverzeichnis aufgenommen.
3. Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen oder durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut erhalten. Sofern Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir die personenbezogenen Daten vom Aktionär. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, die für die Durchführung der Hauptversammlung erforderlichen Daten mitzuteilen.
4. Was ist Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung?
Die RWE Aktiengesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den nachfolgend genannten Zwecken:
- Zur Ermöglichung der Ausübung Ihrer Aktionärsrechte vor und während der Hauptversammlung,
- zur Erfüllung der aktienrechtlichen Anforderungen (z.B. Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) und
- zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie Aufbewahrungspflichten.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DS-GVO in Verbindung mit den Bestimmungen des Aktiengesetzes und des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („Cov-19-AuswBekG“).
Darüber hinaus verarbeiten wir gegebenenfalls Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Absatz 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung der folgenden berechtigten Interessen, wie
- Organisation und geordnete Durchführung der Hauptversammlung,
- Verteidigung bei Rechtstreitigkeiten und
- statistische Zwecke (z.B. Aktionärsentwicklung, Übersicht der größten Aktionäre).
5. Wer bekommt Ihre Daten?
Bei der Abwicklung der Hauptversammlung bedient sich die RWE Aktiengesellschaft externer Dienstleister und Berater, die Ihre Daten im Auftrag der RWE Aktiengesellschaft ausschließlich innerhalb der EU verarbeiten („Auftragsverarbeiter“). Diese Auftragsverarbeiter handeln ausschließlich auf Weisung der RWE Aktiengesellschaft und erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die für die Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber der RWE Aktiengesellschaft erforderlich sind.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die in der Hauptversammlung durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vertreten werden, werden mit den gemäß § 129 des Aktiengesetzes erfassten Daten in das Teilnehmerverzeichnis aufgenommen, in das jedem Aktionär auf Verlangen zwei Jahre nach der Hauptversammlung Einsicht zu gewähren ist.
Sie haben die Möglichkeit, jederzeit weitere Informationen anzufordern sowie Kopien entsprechender Vereinbarungen zu erhalten. Sie erreichen uns und den Datenschutzbeauftragten unter den in Punkt 1 genannten Kontaktdaten.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung beträgt regelmäßig bis zu drei Jahren. Anschließend werden die personenbezogenen Daten in der Regel gelöscht. Darüber hinausgehend werden die personenbezogenen Daten gespeichert, sofern gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten hierzu verpflichten, oder wenn die Gesellschaft im Einzelfall ein berechtigtes Interesse an einer längeren Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung.
7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie folgende Rechte geltend machen:
- Art. 15 DS-GVO das Recht auf Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten,
- Art. 16 DS-GVO das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
- Art. 17 DS-GVO das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Speicherung vorliegt,
- Art. 18 DS-GVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
- Art. 20 DS-GVO das Recht das Recht auf Datenübertragbarkeit hinsichtlich aller Daten, welche Sie uns bereitgestellt haben. Dies bedeutet, dass wir Ihnen diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und
